Apothekeninventur mit COSYS Software
Die jährliche Apothekeninventur ist sowohl zeitaufwendig als auch logistisch anspruchsvoll. Aus diesem Grund führen viele Apothekenmitarbeiter diese Aufgabe nur ungern durch. Da sie jedoch gesetzlich vorgeschrieben ist, sie diese zusätzlich mit großer Sorgfalt. COSYS kann Sie optimal mit einer leistungsstarken Inventur Software unterstützen, um Ihren Inventurprozess effizient, strukturiert und übersichtlich zu gestalten. Die Software bietet Ihnen eine flexible Inventur App, die Sie plattform- und standortunabhängig einsetzen können. Sie ermöglicht eine präzise Datenerfassung direkt vor Ort. Gleichzeitig sorgt die nahtlose Anbindung an ein Backend-System für eine umfassende und strukturierte Datenverwaltung. Durch unsere langjährige, branchenübergreifende Erfahrung in der mobilen Datenerfassung unterstützen wir Sie dabei, typische Fehler und Ineffizienzen aus früheren Inventuren durch Apotheken-Mitarbeitende zu vermeiden.
Apotheken müssen nicht nur steuerliche, sondern auch arzneimittelrechtliche Vorschriften einhalten. Dazu gehört beispielsweise die Pflicht, eine lückenlose Dokumentation von Betäubungsmitteln, verschreibungspflichtigen Medikamenten und Sonderpräparaten zu gewährleisten. Eine korrekte Apothekeninventur ist entscheidend, um den Bestand an wichtigen Arzneimitteln lückenlos zu erfassen. Die Versorgung von Patienten mit dringlichem Bedarf erfolgt somit jederzeit zuverlässig. Apotheken arbeiten daher mit verschiedenen Bestandskategorien, darunter rezeptpflichtigen Medikamenten, freiverkäuflichen Produkten und Sonderanfertigungen (z. B. Rezepturen). Diese müssen Sie extra erfassen.
Egal, ob es sich um eine Jahres- oder Übergabeinventur handelt – unsere Inventur Software ermöglicht eine schnelle und effiziente Bestandsaufnahme. Dabei ist keine Unterbrechung des laufenden Geschäftsbetriebs notwendig. Die intuitiv gestaltete Inventur App erlaubt es Ihnen, auf teure und aufwendige externe Unterstützung zu verzichten. Stattdessen können Sie Ihr eigenes Personal problemlos für die Inventur einsetzen. COSYS steht Ihnen dabei mit einem umfassenden Service zur Seite – von der gemeinsamen Planung und Software-Konfiguration über die Durchführung der Inventur bis hin zur Nachbesprechung zur Optimierung Ihrer Prozesse. So bleibt Ihr Tagesgeschäft während der gesamten Inventur reibungslos bestehen.
Software Funktionen für den Einsatz bei der Apothekeninventur:
Modulares Framework mit Spielraum für Konfiguration
Fehlermeldungen bei Abweichungen
Statuserfassung bei jedem Scan inkl. Kommentaren
Diverse Schnittstellen im COSYS Backend
Import von Artikelstammdaten & Export erfasster Inventurdaten
Verwaltung und Auswertung von Inventurdaten im Cosys WebDesk (Cloud Backend)
Verschiedene Funktionen Inventur App (Mandantenfähigkeit, Menge 1 Zählung, Artikelvolltextsuche, Erfassung von chargen- und seriennummerpflichtigen Artikeln)
Erfassung von Inventurdaten (Securpharm, GS128, Datamatrix Code, PZNnr., Zählplatz, Menge u.v.m.) via Barcodescan und Speicherung in bearbeitbare Inventurlisten
Software Vorteile für die Apothekeninventur:
Geräteübergreifende Verwaltung von Benutzern und Rechten
Umfassende Analyse und Berichtsfunktionen
Flexibel anpassbar und in bestehende ERP-Systeme integrierbar
Einsparung von Personal- und Papierkosten
Schnelle Implementierung der Software möglich durch benutzerfreundlich Web- und Appoberfläche
Die App ist mit den meisten Geräten kompatibel sowie unabhängig von einer Netzwerkverbindung weltweit einsetzbar
Leistungsstarke Barcodeerkennung und damit Vermeidung von Aufnahmefehlern
Inventur App Bestandteile
Die COSYS Inventur-App ist flexibel einsetzbar und kann sowohl auf vorhandenen MDE-Geräten als auch auf firmeneigenen oder privaten Smartphones genutzt werden. Dabei werden sowohl Android- als auch iOS-Betriebssysteme unterstützt. Mithilfe der Smartphone-Kamera können Artikel ganz einfach durch das Scannen von Barcodes erfasst werden. Dadurch lässt sich die Inventur schnell und effizient durchführen, ohne zusätzliche Hardware anschaffen zu müssen. Die erfassten Daten werden anschließend in ein webbasiertes Cloud-System übertragen, das als zentrale Plattform zur Verwaltung dient. In diesem System können die Inventurdaten gespeichert, geprüft und ausgewertet werden. Im Anschluss lassen sie sich problemlos in das Warenwirtschafts- oder ERP-System integrieren. Außerdem besteht die Möglichkeit, Artikelstammdaten in die Cloud-Lösung zu importieren. Für den Export der Daten stehen dabei verschiedene Dateiformate wie PDF, XML, CSV, TXT und Excel zur Verfügung.
COSYS WebDesk mit Auswertungen für Ihre Apothekeninventur
Der COSYS WebDesk dient als zentrale Plattform zur Verwaltung von Inventur-, Stammdaten- und Auswertungsinformationen. Dieses benutzerfreundliche Tool unterstützt die Effizienz des Inventurprozesses und trägt zur langfristigen Optimierung bei. Damit lassen sich sowohl importierte Stammdaten bearbeiten als auch Inventurdaten exportieren.
Durch die Prozessdatenanalyse können Sie Ihre erfassten Inventurdaten gezielt nach bestimmten Kriterien auswerten. So lassen sich mögliche Fehler oder Probleme frühzeitig erkennen und gezielt beheben. Die erfassten Daten aus der COSYS Inventur-App werden an den WebDesk übermittelt, wo sie weiterverarbeitet und ausgewertet werden. Das integrierte Dashboard bietet eine übersichtliche Darstellung der Daten mit anpassbaren Grafiken und Kennzahlen. Beispielsweise können Sie auf einen Blick sehen, wie viele Zählplätze noch offen sind oder den Fortschritt der Inventur verfolgen. Aktuelle Inventuren werden in Tabellenform angezeigt, sodass wichtige Details wie Filialen, Geräte und Inventurpositionen klar ersichtlich sind. Zusätzlich lassen sich quantitative Kennzahlen wie die erfasste Menge pro Zähler oder der Gesamtwert je Warengruppe auswerten. Auch die Inventurdauer pro Filiale in Tagen kann detailliert analysiert werden. Besonderheiten wie Findlinge, Schnapszahlen oder Differenzen lassen sich im WebDesk problemlos analysieren.
Die Prozessdatenanalyse ermöglicht eine automatische Auswertung aller Inventurdaten und gewährleistet eine kontinuierliche Überwachung des gesamten Inventurprozesses. Auf diese Weise lassen sich potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und gezielt angehen. Gleichzeitig stehen alle relevanten Daten jederzeit für die interne Revision sowie externe Wirtschaftsprüfungen bereit. Die Funktionen im WebDesk sind flexibel und können je nach Bedarf an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden.
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Inventurscanner für die Apothekeninventur - mieten oder kaufen?
Bei COSYS haben Sie die volle Flexibilität: Sie können Inventur Scanner sowohl mieten als auch kaufen. Die kostengünstige Miete lohnt sich besonders, wenn Sie nur einmal im Jahr einen erhöhten Bedarf an zusätzlicher Hardware haben. COSYS bietet Ihnen hierfür einen umfangreichen Mietpool mit über 4000 neuwertigen Geräten. Sollten Sie feststellen, dass Sie mit den Mietgeräten rundum zufrieden sind, haben Sie bei COSYS jederzeit die Möglichkeit, diese zu erwerben. Auch wenn Sie langfristig zusätzliche Hardware für die mobile Datenerfassung benötigen, bieten wir passende Kaufoptionen an. Dabei profitieren Sie von vergleichsweise niedrigen Investitionskosten. Grund dafür ist unser umfangreiches Angebot an gebrauchten Geräten, die sich in einem neuwertigen Zustand befinden. Darüber hinaus sorgt COSYS für eine einwandfreie Inbetriebnahme der Hardware. Vor der Inventur werden die Geräte gründlich gereinigt, gewartet und mit der aktuellen Software ausgestattet. Wenn während der Bestandsaufnahme ein Gerät beschädigt wird, bietet Ihnen COSYS einen zuverlässigen Reparaturservice an. Bei Bedarf erhalten Sie kurzfristig ein Ersatzgerät, damit Ihre Inventur ohne Verzögerung weiterlaufen kann.
FAQ
Die COSYS Inventur App ist eine mobile Anwendung zur schnellen und effizienten Durchführung von Inventuren u.a. in Apotheken. Sie hilft dabei, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, Lagerbestände genau zu erfassen und wirtschaftliche Verluste durch Fehlbestände zu vermeiden.
Ja, die Inventurdaten können in verschiedene Formate exportiert und direkt in das Warenwirtschaftssystem der Apotheke importiert werden.
Mit dem WebDesk lassen sich detaillierte Berichte erstellen, die unter anderem Bestandsentwicklungen, Differenzen und Nachbestellungsbedarfe aufzeigen.
Ja, die App ermöglicht die Erfassung von Chargennummern und Verfallsdaten, um sicherzustellen, dass keine abgelaufenen Medikamente im Bestand bleiben. Somit lässt sich beispielsweise problemlos auch ein securpharm Code (individueller Datamatrix-Code welcher Produktcode, Serien-/ Chargen-/ nummer und Verfallsdatum eines verschreibungspflichtigen Medikaments enthält) erfassen
Die App funktioniert sowohl online als auch offline. Daten können offline erfasst und später synchronisiert werden, was besonders für Apotheken mit eingeschränkter Netzverbindung hilfreich ist.
Die App unterstützt gängige Barcodes wie PZN-Codes (Pharmazentralnummer), EAN-Codes und weitere gängige Kennzeichnungen im Apothekenbereich.
Die COSYS Inventur-App und der zugehörige WebDesk sind besonders benutzerfreundlich gestaltet. Mit entsprechender Vorbereitung seitens des Kunden treten daher nur selten Probleme auf, die das Tagesgeschäft beeinträchtigen könnten. Zudem bieten wir leistungsstarke Geräte, mit denen Zählprozesse schnell und effizient abgewickelt werden können.
COSYS gibt Ihnen die volle Kontrolle über Ihren Inventurprozess. Auf diese Weise sparen Sie Kosten, die sonst durch den Einsatz externer Dienstleister entstehen würden. Gleichzeitig vermeiden Sie zusätzliche Ausgaben, da Ihr eigenes Personal die Inventur ohne Unterbrechung des Geschäftsbetriebs durchführen kann.