Inventur Buchhandel mit COSYS Software

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Dank unserer langjährigen Erfahrung und Expertise in der mobilen Datenerfassung unterstützen wir Buchhändler dabei, den Inventuraufwand deutlich zu reduzieren. Egal, ob Sie die Inventur in einer einzelnen Filiale oder standortübergreifend durchführen – unsere Softwarelösung unterstützt Sie zuverlässig. Sie sorgt für einen spürbar einfacheren Ablauf und maximale Effizienz im gesamten Prozess.

Bücher können an Wert verlieren, beschädigt oder veraltet sein. Die Inventur ermöglicht es, solche Bestände zu erfassen und gegebenenfalls Abschreibungen vorzunehmen. Durch die Bestandsaufnahme wird sichergestellt, dass gefragte Titel verfügbar sind. Gleichzeitig werden unnötige Lagerkosten für schlecht verkäufliche Bücher vermieden. Eine präzise Inventur unterstützt zudem bei der Planung von Nachbestellungen. Sie bildet auch die Grundlage für gezielte Verkaufsstrategien, um den Umsatz zu steigern und das Sortiment attraktiv zu gestalten. Des Weiteren können Schwund oder Diebstahl frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen ergriffen werden.

Die jährliche Inventur im Buchhandel ist eine essenzielle, aber oft auch zeitaufwendige und herausfordernde Aufgabe. Neben der eigentlichen Bestandsaufnahme erfordert eine Inventur auch eine präzise Organisation. Nur so lassen sich Fehler vermeiden und der laufende Betrieb wird nicht unnötig belastet. Wird die Inventur fehlerhaft oder unvollständig durchgeführt, kann das finanzielle Einbußen zur Folge haben. Zudem wird der Überblick über das Sortiment unnötig erschwert. Dennoch ist sie gesetzlich vorgeschrieben und spielt eine zentrale Rolle für eine genaue Lagerführung und eine reibungslose Geschäftsabwicklung.

Mit der leistungsstarken Inventur Software von COSYS optimieren Sie Ihren gesamten Inventurprozess – effizient, strukturiert und fehlerfrei. Unsere flexible, plattformunabhängige Inventur-App ermöglicht eine präzise Erfassung aller Bestände, von Büchern über Non-Book-Artikel bis hin zu Lagerbeständen. Durch die nahtlose Anbindung an Ihr Warenwirtschaftssystem werden alle erfassten Daten in Echtzeit verarbeitet und übersichtlich dargestellt. So behalten Sie jederzeit den vollen Überblick über Ihre Bestände, vermeiden doppelte Erfassungen und minimieren Fehler.

COSYS Software Funktionen für Inventur Buchhandel

Erfassung von Inventurdaten (ISBN, Zählplatz, Menge, Ladenverkaufspreis, Mehrwertsteuer...) via Barcodescan und Speicherung in bearbeitbare Inventurlisten
Import von Artikelstammdaten & Export erfasster Inventurdaten
Verschiedene Funktionen der Inventur App (Mandantenfähigkeit, Menge 1 Zählung, Artikelvolltextsuche, Erfassung von chargen- und seriennummerpflichtigen Artikeln)
Fehlermeldungen bei Abweichungen
Verwaltung und Auswertung von Inventurdaten im Cosys WebDesk (Cloud Backend)
Sofortige Erstellung von Reports und Inventurauswertungen

COSYS Software Vorteile für Inventur Buchhandel

Einsparung von Personal- und Papierkosten, um auch während der Inventur das Tagesgeschäft nicht zu unterbrechen
Kennwort geschützter Administrationsbereich mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten
Umfassende Analyse und Berichtsfunktionen
Schnelle Implementierung der Software, möglich durch benutzerfreundlich Web- und Appoberfläche
Die App ist mit den meisten Geräten kompatibel, sowie unabhängig von einer Netzwerkverbindung weltweit einsetzbar
Leistungsstarke Barcode-Erkennung und damit Vermeidung von Aufnahmefehlern

Inventur Buchhandel App Bestandteile

Die COSYS Inventur App lässt sich sowohl mit vorhandenen MDE-Geräten als auch mit firmeneigenen oder privaten Smartphones unter Android und iOS nutzen. Mithilfe der Smartphone-Kamera können Artikel mühelos per Barcode erfasst werden, was eine zügige Bestandsaufnahme ermöglicht. Anschließend werden die gesammelten Daten in ein webbasiertes Cloud-System übertragen, das als zentrale Verwaltungsplattform dient. Hier lassen sich Inventurdaten speichern, überprüfen und auswerten, bevor sie nahtlos in das Warenwirtschafts- oder ERP-System integriert werden. Zudem besteht die Möglichkeit, vorhandene Artikelstammdaten in die Cloud-Lösung zu importieren. Für den Export der Daten stehen verschiedene Formate wie PDF, XML, CSV, TXT und Excel zur Auswahl.

Inventur Erfassung
Artikelliste
Zählplatzliste
Artikelauskunft
Menge 1 Erfassung
Inventur Korrektur
Zählplatzabschluss

Inventur Erfassung

Bei der Entwicklung der COSYS Inventur App flossen jahrelange Erfahrung und Expertise ein. Um einen reibungslosen Workflow zu gewährleisten, haben wir die Benutzeroberfläche besonders intuitiv gestaltet, sodass auch unerfahrenes Personal schnell und produktiv arbeiten kann. Die Erfassungsfelder sind selbsterklärend bezeichnet und werden der Reihe nach vom Nutzer ausgefüllt. Der Nutzer muss sich keine Sorgen um die Kopfdaten wie Gerätenummer, Filiale oder Erfasser machen, da diese in den Appeinstellungen fest vorab hinterlegt werden können. Alternativ können Erfasser einer Filiale auch über den COSYS WebDesk zugewiesen werden. Durch die App Authentifizierung (Eingabe von Benutzer und Passwort) werden diese Daten automatisch in der App vorgegeben und können nicht mehr vom Erfasser bearbeitet werden.

Das Erfassen von Artikeln ist sehr einfach: Der Anwender scannt den Zählplatz und die Artikelnummer und gibt die Menge manuell ein. Die App überprüft automatisch, ob die gescannten Daten mit den vorab hinterlegten Stammdaten übereinstimmen. Mit den integrierten Barcodescannern von MDE-Geräten oder Smartphone-Kameras können Barcodes einfach gescannt werden. Alternativ können Zählplätze und Artikel manuell eingegeben oder die Artikelvolltextsuche genutzt werden. Nach der Erfassung eines Artikels wird dieser zusammen mit allen anderen Positionen in einer kleinen Inventurliste unterhalb der Erfassungsmaske angezeigt.

Artikelliste

Alle erfassten Artikel werden in einer Artikelliste gespeichert und können in der COSYS App eingesehen werden. Zu jedem Artikel können Sie Informationen wie Zählplatz, Menge, Artikeltext und Preis abrufen. Irrtümlich erfasste Positionen lassen sich einfach aus der Artikelliste entfernen.

Zählplatzliste

Alle erfassten Artikel eines Zählplatzes können über die Zählplatzliste mobil in der App abgerufen werden. So haben Sie einen genauen Überblick, welche Artikel sich auf welchem Zählplatz befinden, und können zusätzlich Informationen zu Mengen und Preisen einsehen.

Artikelauskunft

Um die zu einem Artikel gehörenden Informationen einzusehen, muss zunächst dessen Barcode gescannt werden. Artikelinformationen werden vor der Inventur als Stammdaten an die COSYS App übermittelt, um sicherzustellen, dass gescannte Artikel korrekt erkannt werden.

Menge 1 Erfassung

Zur Verbesserung des Inventur-Workflows kann die Artikelerfassung mit der Funktion Menge immer 1 durchgeführt werden. Sobald Sie das Häkchen bei Menge immer 1 in der Erfassungsmaske setzen, wird die Mengenzählung automatisiert. Bei jedem Scan wird der erfasste Artikel mit der Menge 1 hinterlegt und am Ende mit anderen gleichen Artikeln zusammengefasst. Dies vereinfacht die artikelgenaue Zählung per Barcodescan und hilft, Flüchtigkeitsfehler sowie falsche Eingaben zu vermeiden. Diese Funktion wird hauptsächlich im Einzelhandel genutzt, wo unterschiedliche Varianten eines Artikels innerhalb eines Zählplatzes erfasst werden können.

Inventur Korrektur

Falls bei der Inventurzählung Fehler auftreten, können diese direkt und mobil in der App korrigiert werden. Mit der Inventur Korrektur können Sie falsche erfasste Mengen wieder korrigieren. Wählen Sie einfach den Zählplatz und den Artikel aus, den Sie korrigieren möchten, und geben Sie die richtige Menge ein. Optional können Sie eine Bemerkung als Freitext hinzufügen, um zusätzliche Informationen zur Korrektur bereitzustellen.

Zählplatzabschluss

In der Inventur-App können Sie in den Einstellungen entscheiden, ob Zählplätze offenbleiben oder abgeschlossen werden sollen. Beim Abschließen eines Zählplatzes haben Sie die Möglichkeit, festzulegen, ob ein Wiedereinstieg – also eine Neu- oder Nachzählung – erlaubt ist und ob dafür ein Passwort erforderlich ist.

COSYS WebDesk mit Auswertungen für Inventur Buchhandel

Der COSYS WebDesk dient als zentrale Plattform zur Verwaltung von Inventur-, Stamm- und Analysedaten. Mit diesem intuitiven Tool lassen sich Inventurprozesse effizient steuern und langfristig optimieren. Hier können sowohl importierte Stammdaten bearbeitet als auch erfasste Inventurdaten für weitere Verarbeitung exportiert werden.

Durch die integrierte Prozessdatenanalyse können Inventurdaten gezielt nach bestimmten Kriterien ausgewertet werden. So lassen sich mögliche Unstimmigkeiten oder Fehler frühzeitig erkennen und beheben. Die von der COSYS Inventur App erfassten Daten werden in den WebDesk übertragen und dort systematisch analysiert. Das Inventur-Dashboard bietet eine übersichtliche Darstellung der Daten in individuell anpassbaren Diagrammen und Kennzahlen. So kann beispielsweise der Fortschritt der Inventur visualisiert oder der Status einzelner Zählbereiche überprüft werden. Zusätzlich ermöglicht eine tabellarische Übersicht die einfache Einsicht relevanter Informationen wie Filialen, eingesetzte Geräte oder Inventurpositionen. Weitere Analyseoptionen umfassen Kennzahlen wie die erfasste Menge pro Nutzer, den Gesamtwert je Warengruppe oder die Dauer der Inventur pro Standort. Zudem lassen sich besondere Inventurmerkmale wie nicht zugeordnete Artikel, auffällige Zahlenkombinationen oder Differenzlisten problemlos auswerten.

Die automatische Analyse aller Inventurdaten gewährleistet eine durchgehende Überwachung des gesamten Inventurprozesses. Dadurch können Abweichungen oder Probleme frühzeitig erkannt und entsprechend reagiert werden. Alle relevanten Inventurdaten sind strukturiert aufbereitet, sodass sie für interne Kontrollen oder externe Prüfungen jederzeit nachvollziehbar bereitstehen. Die Funktionen des WebDesks sind dabei flexibel gestaltbar und können im Vorfeld individuell an betriebliche Anforderungen angepasst werden.

Dashboard

Das Inventur-Dashboard im COSYS WebDesk fungiert als zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung aller erfassten und aktuellen Inventurdaten. Zur besseren Übersicht können Sie anhand verschiedener Inventurprozesse Grafiken und Auswertungen erstellen. Über das Dashboard haben Sie die Möglichkeit, den aktuellen Stand sowie den Gesamtfortschritt der Inventur in Echtzeit zu überwachen, einschließlich der Anzahl der bereits abgeschlossenen Zählplätze. Auch ausstehende Zählplätze und der Fortschritt einzelner Inventurbereiche werden klar und strukturiert in Tabellen angezeigt. Darüber hinaus können die Grafiken und Kennzahlen auf dem Dashboard jederzeit an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden.

Reports

In der Übersicht aller Positionen finden Sie eine vollständige Auflistung aller Inventurergebnisse auf Artikelebene. Im COSYS WebDesk können Sie Inventurzähllisten und Zählplatzlisten erstellen, die Ihnen sowohl als PDF- als auch Excel-Datei zur Verfügung gestellt werden.

Regalübersicht

Um klare Zählbereiche innerhalb einer Filiale für die Inventur zu definieren, werden den Regalen temporäre Nummernkreise zugewiesen. Diese Nummernkreise erleichtern sowohl die Nachkontrolle der Zählbereiche als auch die spätere Auswertung. Die Regalübersicht zeigt dabei nicht erfasste Regale und Artikel an. Tritt eine Unterbrechung im fortlaufenden Nummernkreis auf, wird dieser rot markiert und mit einer Regalmenge von 0 angezeigt. In diesem Fall werden die betroffenen Regale überprüft, um festzustellen, ob sie bei der Inventur versehentlich übersehen wurden oder ob sie im Nummernkreis der Filiale tatsächlich nicht erfasst wurden.

Inventurdauer pro Filiale in Tagen

In der Auswertung werden sowohl die Dauer der Inventuren in verschiedenen Filialen als auch die Anzahl der erfassten Positionen untersucht. Diese Informationen helfen dabei, zu analysieren, ob die Anzahl der gezählten Positionen pro Tag in Zusammenhang mit der Größe der Filialen oder dem wechselnden Personaleinsatz steht. Auf Grundlage dieser detaillierten Analyse können gezielt die verantwortlichen Mitarbeiter angesprochen und gegebenenfalls Maßnahmen zur Optimierung ergriffen werden.

Übersicht Filialen

Die Filialübersicht im COSYS WebDesk bietet Nutzern die Möglichkeit, den Gesamtwert jeder Filiale auf einen Blick zu erfassen und miteinander zu vergleichen. Es lässt sich schnell erkennen, welche Filiale den höchsten Gesamtwert erzielt und ob die Anzahl der angebotenen Artikel in allen Filialen übereinstimmt. Darüber hinaus kann überprüft werden, ob die Filiale mit dem höchsten Gesamtwert auch die größte Auswahl an verschiedenen Artikeln bietet. Durch das Ausblenden einzelner Filialen wird ein gezielter Vergleich ermöglicht, um mögliche Optimierungspotenziale zu erkennen, insbesondere wenn ähnliche Filialen signifikante Unterschiede aufweisen. Mit wenigen Klicks erhält der Nutzer wertvolle Erkenntnisse, die ansonsten mit erheblichem Mehraufwand ermittelt werden müssten.

Menge pro Erfasser

Ein Balkendiagramm ermöglicht es, die erfassten Inventurpositionen pro Erfasser darzustellen. Es zeigt die Leistung und Effizienz jedes Erfassers. Die Länge der Balken gibt Aufschluss darüber, welcher Erfasser die meisten Positionen erfasst hat und wie die Arbeitslast auf die Teammitglieder verteilt ist. Diese Diagramme liefern wichtige Erkenntnisse über die Arbeitsweise der Mitarbeiter und unterstützen dabei, den Inventurprozess zu verbessern und gegebenenfalls Schulungsbedarf zu erkennen.

Zählplätze

In der Zählplatzübersicht werden alle Zählplätze der Inventur angezeigt. Diese Übersicht bietet Ihnen wesentliche Informationen wie die Zählplatznummer, den zugehörigen Inventurbereich und den verantwortlichen Mitarbeiter. Zudem wird für jeden Zählplatz ein Status angezeigt, der den aktuellen Zustand wie erledigt, offen oder fehlerhaft widerspiegelt.

Geräteübersicht

In der Geräteübersicht werden alle für die Inventur eingesetzten mobilen Geräte erfasst. Hier können Sie die Gerätenummer, Seriennummer und den aktuellen Status jedes Geräts einsehen, sodass Sie jederzeit einen guten Überblick über deren Einsatz haben.

Übersicht Warengruppen

Um ineffiziente Ware für die Aussortierung zu erkennen, können diese in einer Übersicht nach Warengruppen und festgelegten Werten geordnet werden. Auf diese Weise lassen sich schnell die Warengruppen mit den meisten verschiedenen Artikeln, deren Mengen und Gesamtwert erfassen. Gleichzeitig können stark vertretene Warengruppen untersucht werden, um zu ermitteln, ob hohe Bestände auf eine starke Nachfrage oder auf Ladenhüter hinweisen. Diese Analyse bietet wertvolle Erkenntnisse, die Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zur Optimierung Ihres Sortiments und der Bestandsverwaltung zu treffen.

Gesamtwert pro Warengruppe

Der Gesamtwert aller Warengruppen wird in einem klar strukturierten Balkendiagramm dargestellt, das die Verteilung des Warenwerts zeigt. Mit einer Filterfunktion können Sie gezielt festlegen, für welche Filialen diese Kennzahlen angezeigt werden und nach welcher Dimension der Gesamtwert visualisiert wird. Darüber hinaus lässt sich der Gesamtwert nicht nur nach Warengruppen, sondern auch nach Erfasser und Filiale aufschlüsseln.

Positionen pro Filiale

In der Auswertung werden die erfassten Positionen pro Filiale in einem übersichtlichen Balkendiagramm angezeigt. Dadurch lässt sich schnell ermitteln, welche Filiale die meisten Positionen erfasst hat. Zudem kann die Auswertung als Fortschrittsanzeige genutzt werden, um den Fortschritt verschiedener Filialen miteinander zu vergleichen. Filialen können nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.

Inventurbereiche

Alle Inventurbereiche und die zugehörigen Zählplätze werden klar in Tabellenform angezeigt. Zusätzlich können Sie einsehen, ob Nachzählungen in den einzelnen Bereichen zulässig sind und wie weit diese bereits abgeschlossen sind. Diese detaillierte Übersicht unterstützt eine effiziente Verwaltung und Nachverfolgung des gesamten Inventurprozesses.

Inventurstatus

In diesem Bereich wird der Status Ihrer Inventur zur Überprüfung angezeigt. Eine tabellarische Übersicht zeigt den Fortschritt der Inventur, einschließlich der erledigten und offenen Zählplätze. Zudem werden sowohl die Erst- als auch die Zweitzählung zusammen mit deren jeweiligem Fortschritt angezeigt.

Job Status

Der Job-Status gibt Auskunft über den Fortschritt der verschiedenen Inventuraufgaben. In der Übersicht werden die einzelnen Aufgaben zusammen mit ihrem Status und dem prozentualen Fortschritt angezeigt. Diese Ansicht unterstützt Sie dabei, den Inventurprozess klar und effizient zu überwachen und zu steuern.

Offene Zählplätze

Zählplätze die während der Inventur noch nicht erfasst wurden gelten als offen. Im COSYS WebDesk sehen Sie nicht nur, welche Zählplätze noch offen sind, sondern auch, ob eine Zweitzählung notwendig ist.

Pfandartikel

Alle gezählten Positionen pro Tag und Filiale werden in einer Heatmap visuell aufbereitet. Diese farbliche Darstellung zeigt auf einen Blick, an welchen Tagen und in welchen Filialen wie viele Positionen erfasst wurden. Sie bietet einen klaren Überblick über die Inventurleistung Ihrer Filialen und hilft dabei, Optimierungspotenziale zu identifizieren. So lassen sich Schwachstellen und Engpässe schnell erkennen und gezielt beheben.

Differenzlisten

Falls bei Ihrer Inventur Abweichungen zwischen den gezählten Beständen und den Sollbeständen auftreten, werden diese im COSYS WebDesk in Differenzlisten angezeigt. Die Differenzlisten enthalten wichtige Informationen wie die Zählplatz-Nummer, Artikelnummer, Artikelbezeichnung, gezählte Menge, Sollmenge, Mengeneinheit und die Menge der Nachzählung. Diese Übersicht ist besonders hilfreich, um Diskrepanzen genau zu identifizieren und gezielte Nachzählungen durchzuführen, um die Bestandsgenauigkeit zu gewährleisten.

Gezählte Positionen pro Tag

Inventur

Im COSYS WebDesk werden alle laufenden Inventuren übersichtlich in Tabellenform angezeigt und verwaltet. Sie haben die Möglichkeit, sowohl die betroffenen Filialen als auch die verwendeten Geräte nachzuvollziehen. Ein Doppelklick auf eine angewählte Inventur öffnet ein Fenster, in dem die einzelnen Inventurpositionen aufgelistet sind. Hier können Sie die erfassten Artikel, Mengen und Zählplätze im Detail einsehen.

Findlinge

Findlinge werden in einer gut strukturierten Tabelle angezeigt, die alle wichtigen Informationen wie Erfasser, Lagerplatz und Gesamtmenge enthält. Diese Darstellung ermöglicht eine einfache Nachverfolgung der erfassten Findlinge, die bei Bedarf manuell in das Kundensystem übertragen werden können.

Stammdaten

Die Stammdaten beinhalten alle wichtigen Informationen zu Artikeln und Warengruppen. Zudem können Lagerplätze hinterlegt werden, die während der Inventur zusammen mit den Artikelstammdaten zur Verfügung gestellt werden. Falls erforderlich, können die Stammdaten nach Bedarf angepasst werden.

Export

Nach Abschluss der Inventur können die Inventurdaten problemlos per Dateiexport in Ihr Unternehmenssystem übertragen werden. Dabei haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Dateiformaten wie XLS/XLSX, CSV, TXT und weiteren.

Die Artikel, die in einer Filiale auf mehreren Lagerplätzen verteilt sind, werden mit Artikelnummer und Artikelbezeichnung aufgelistet. Zusätzlich wird die Anzahl der Lagerplätze sowie die jeweilige Position pro Lagerplatz angezeigt.

Inventurscanner für die Inventur im Buchhandel - mieten oder kaufen?

Bei COSYS genießen Sie höchste Flexibilität: Sie haben die Wahl, Inventur-Scanner entweder zu mieten oder zu kaufen. Besonders vorteilhaft ist die Mietoption, wenn Ihr Bedarf an zusätzlicher Hardware nur einmal jährlich steigt. COSYS stellt Ihnen dafür einen umfangreichen Mietpool mit über 4000 nahezu neuen Geräten zur Verfügung. Sollte Ihnen die Nutzung der Mietgeräte zusagen oder Sie langfristig zusätzliche Hardware für die mobile Datenerfassung benötigen, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, diese zu erwerben. Dabei profitieren Sie von günstigen Investitionskosten, da auch gebrauchte Geräte in exzellentem Zustand angeboten werden. COSYS stellt sicher, dass alle Geräte vor der Inventur gründlich gereinigt und gewartet werden. Außerdem werden sie mit der neuesten Software ausgestattet, sodass einem reibungslosen Ablauf nichts im Wege steht. Sollte während der Bestandsaufnahme ein Gerät beschädigt werden, können Sie sich auf den zuverlässigen Reparaturservice von COSYS verlassen. Bei Bedarf erhalten Sie kurzfristig ein Ersatzgerät, damit die Inventur ohne Unterbrechung fortgeführt werden kann.

FAQ

Was ist die COSYS Inventur App und warum ist sie für den Buchhandel wichtig?

Die COSYS Inventur App ist eine mobile Anwendung zur schnellen und effizienten Durchführung von Inventuren im Buchhandel. Sie hilft dabei, Lagerbestände genau zu erfassen, Bestände zu optimieren und wirtschaftliche Verluste durch Fehlbestände oder Überbestände zu vermeiden

Wie können Filialleiter oder Buchhändler Inventurdaten auswerten?

Mit dem WebDesk lassen sich detaillierte Berichte erstellen, die unter anderem Bestandsentwicklungen, Differenzen und Nachbestellungsbedarfe aufzeigen.

Können Inventurdaten direkt in das Warenwirtschaftssystem des Buchhandels exportiert werden?

Ja, die Inventurdaten können in verschiedene Formate exportiert und direkt in das Warenwirtschaftssystem des Buchhandels importiert werden.

Was tun, wenn eine ISBN-Nummer nicht erkannt wird?

Prüfen Sie, ob der Barcode lesbar ist. Falls nicht, kann der Artikel manuell eingegeben oder über eine Datenbank nachgeschlagen werden

Können Bücher mit unterschiedlichen Ausgaben oder Editionen unterschieden werden?

Ja, die App ermöglicht die Unterscheidung nach ISBN-Nummern, um verschiedene Ausgaben oder Editionen eines Buches korrekt zu erfassen.

Welche buchhandelsspezifischen Barcodes können gescannt werden?

Die App unterstützt gängige Barcodes wie ISBN (Internationale Standardbuchnummer), EAN-Codes sowie weitere branchenübliche Kennzeichnungen für Bücher und andere Handelswaren.

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